ALERTA TRIBUTÁRIO: pagamentos sem comprovação podem resultar em IRRF equivalente a 53,85% do valor pago, além de multa e juros
Uma recente decisão do CARF (Conselho Administrativo de Recursos Fiscais) reforça um importante alerta para empresas, empresários e administradores: pagamentos, transferências, saques, adiantamentos e outras saídas de recursos precisam ter sua origem, finalidade e natureza devidamente documentadas.
O CARF é o órgão responsável pelo julgamento, na esfera administrativa, de recursos relacionados a autuações e outras exigências tributárias da Receita Federal.
No caso analisado, uma sociedade de advogados foi autuada pela Receita Federal em razão de pagamentos e saídas de recursos cuja operação ou causa não teria sido adequadamente comprovada. Considerando imposto, multa e juros, a cobrança alcançou aproximadamente R$ 9 milhões.
O julgamento reforça uma orientação que deve fazer parte dos controles financeiros e contábeis de qualquer empresa:
Não basta demonstrar quem recebeu o dinheiro. É necessário comprovar porque o pagamento foi realizado.
O que diz a legislação?
O art. 61 da Lei nº 8.981/1995 estabelece a incidência de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), à alíquota de 35%, sobre pagamentos efetuados a beneficiário não identificado.
A regra também alcança determinadas situações em que o beneficiário é conhecido, mas a empresa não consegue comprovar a operação realizada ou a causa do pagamento.
Isso significa que possuir apenas um comprovante de PIX, TED, transferência bancária, cheque ou saque pode não ser suficiente.
O comprovante bancário demonstra a movimentação financeira e identifica, em muitos casos, quem recebeu o recurso. Entretanto, é necessário que a empresa também possua documentação capaz de demonstrar a natureza e a finalidade da operação.
Por que uma alíquota de 35% pode representar 53,85% do valor pago?
Esse é um dos pontos que merece maior atenção.
Nas hipóteses previstas pela legislação, o valor entregue ao beneficiário é considerado líquido do imposto, exigindo o chamado reajustamento da base de cálculo.
Veja um exemplo:
Valor efetivamente entregue ao beneficiário: R$ 100.000,00
Base reajustada: R$ 153.846,15
IRRF de 35%: R$ 53.846,15
Portanto, o imposto corresponde, na prática, a aproximadamente 53,85% do valor efetivamente pago ou entregue ao beneficiário.
E esse montante refere-se apenas ao IRRF, podendo ser acrescido de multa e juros, conforme o caso.
Quais movimentações exigem maior atenção?
Embora qualquer saída de recursos deva possuir documentação adequada, algumas operações merecem cuidados especiais, principalmente:
- transferências e pagamentos para sócios e administradores;
- adiantamentos;
- reembolsos de despesas;
- saques em dinheiro;
- valores entregues a empregados para pagamento de despesas;
- empréstimos entre empresa e sócios;
- devoluções de empréstimos;
- pagamentos a empresas ou pessoas relacionadas;
- distribuição e antecipação de lucros;
- pagamentos sem documento fiscal, contrato ou prestação de contas correspondente.
Essas operações não são necessariamente irregulares. O risco surge quando a empresa não possui documentação suficiente para demonstrar sua natureza e finalidade.
No caso analisado pelo CARF, por exemplo, havia pagamentos ao próprio sócio e valores entregues a empregados para realização de despesas. A identificação dos beneficiários, por si só, não foi considerada suficiente para afastar integralmente a exigência tributária em relação às operações cuja causa não estava adequadamente comprovada.
O que as empresas devem fazer?
A recomendação da OSMGroup é que, antes de realizar movimentações financeiras relevantes, especialmente aquelas envolvendo sócios, administradores, empregados ou partes relacionadas, a empresa verifique se consegue responder, documentalmente, a quatro perguntas:
1. Quem recebeu o recurso?
2. Por que recebeu?
3. Qual documento comprova e fundamenta a operação?
4. Como essa movimentação será registrada na contabilidade?
Um pagamento efetuado a um sócio, por exemplo, deve permitir identificar claramente se corresponde a pró-labore, distribuição de lucros, antecipação, empréstimo, devolução de empréstimo, reembolso de despesas ou outra operação devidamente formalizada.
Da mesma forma, adiantamentos e valores entregues a empregados ou administradores devem possuir prestação de contas e documentos comprobatórios.
Também é recomendável evitar históricos e descrições excessivamente genéricos, como:
“diversos” | “despesas” | “adiantamento” | “acerto” | “acerto com sócio”
A descrição contábil ou bancária, isoladamente, não substitui os documentos que comprovam a efetiva natureza da operação.
Atenção aos controles internos
A decisão do CARF também reforça a importância da integração entre financeiro, administração e contabilidade.
Não é recomendável aguardar o fechamento contábil para tentar identificar a finalidade de movimentações realizadas semanas ou meses antes.
Contratos, notas fiscais, recibos, prestações de contas, demonstrativos, atas, documentos societários e demais comprovantes relacionados à operação devem ser organizados e disponibilizados à contabilidade de forma tempestiva.
A OSMGroup recomenda que operações relevantes ou atípicas sejam analisadas e documentadas adequadamente antes de sua realização, reduzindo riscos fiscais e evitando questionamentos futuros.
Fonte: CARF Processo nº 10580.728730/2016-14
Acórdão nº 1201-007.566
1ª Seção / 2ª Câmara / 1ª Turma Ordinária
Sessão de 29 de maio de 2026
Fundamento legal: art. 61 da Lei nº 8.981/1995.
Este conteúdo possui caráter informativo e não substitui a análise das particularidades de cada operação ou empresa.
